Si tu trabajo es desde casa, necesitas aprender a administrar tu tiempo | Imagen referencial
El Time Management es una disciplina que caracteriza a los hombres y mujeres exitosos en el mundo. Robin Sharma, autor del libro “El club de las 5 de la mañana” reseña que personajes como Bill Gates, entre otros, eligen las horas de la madrugada para ser más productivos y evitar las interrupciones en el trabajo.
Cuando nuestro trabajo es desde nuestra casa, necesitamos un plan y una organización que no nos distraiga de lo que debemos hacer. Con un mundo más interconectado, con computadores y smartphones como centros de producción y comunicación, la comodidad de la casa puede convertirse en un espacio de gran productividad o en un fracaso rotundo en el manejo del tiempo.
La “gestión del tiempo” o Time Management es una técnica que contribuye a que no perdamos el tiempo y que las tareas no nos demanden horas, y así también podamos disfrutar mejor del tiempo de calidad junto a nuestros afectos.
No se trata de sentarse con una hoja en blanco y definir acciones y tareas a lo largo del día, porque está demostrado que ese método ni es productivo, ni efectivo, y generalmente la lista de tareas suele quedar incompleta. Por eso vamos a dar algunos consejos de los profesionales que gestionan el Time Management para su tiempo de trabajo:
1- Cada noche, antes de irte a dormir o a ver una serie, debes dedicar entre 5 y 10 minutos a planificar las acciones y tareas relevantes del día siguiente. Esto es fundamental, porque está demostrado que en la primera mañana nos encontramos con el comienzo del día laboral y tareas sin orden o repetitivas, que nos quitan buena parte del día y nos restan horas para dedicarnos a lo importante. Cuando por la noche se piensa en lo que se deberá hacer al día siguiente, se ha resuelto buena parte del tiempo.
2- Sabías que las tareas de tu trabajo, las más productivas y relevantes, con solo 2 horas de dedicación y concentración las puedes resolver? Hay un libro que te recomendamos: “La semana laboral de cuatro horas”, una obra que resalta la organización del tiempo, y sobre todo, te explica que hay mucho más que debes eliminar de tu vida de lo que crees.
3- Tu trabajo necesita organización por año, meses, semanas, días y horas. Estamos en enero, ¿Ya has pensado cuáles son tus grandes objetivos de este año? ¿Quieres un ascenso, un aumento de salario? ¿Vas a cambiar de trabajo? Si no has escrito tus metas, estás a tiempo de ello, qué quieres para este año en lo profesional.
Si haces tu trabajo desde tu casa, recuerda que el domingo por la noche debes dedicar 10 minutos a pensar qué tareas debes hacer en la semana. Pero no hagas una lista de acciones, empieza por las metas que debes cumplir y luego pon las acciones y tareas.
4- Usa el más famoso cuadrante que establece tus prioridades. El eje X será Urgente / NO Urgente. El eje Y será Importante / No importante. Imprime tu hoja en blanco con ese cuadrante, lista las acciones y tareas que tienes en la cabeza, todas. Luego inserta cada una según su relevancia y usa durante toda la semana ese cuadrante para no olvidar aquello que debes hacer y lo que puede esperar. ¿Cuántas veces te pones a hacer algo que le dedicas 2 horas y luego te das cuenta que era irrelevante? Si lo tienes anotado, verás qué diferente es tu trabajo y cuán satisfactorio es ver que trabajas en lo que es relevante.
5- Prioridades vs posterioridades.
Esto te puede ayudar mucho a convertir tu tiempo en productivo. La lista de tareas que tienes escrita para tu semana o tu día, a cada acción le asignas una letra según esta escala:
A- Debo hacer: si no lo hago, pagaré duras consecuencias y perjudicaré seriamente a la empresa u otros compañeros.
B- Debería hacer: hay consecuencias relativas, que tal vez no sean de corto plazo, pero mis tareas contribuyen a mejorar directamente a la empresa o al equipo que integro.
C- Me divierte hacerlo: acciones que te harán pasar un buen rato y disfrutarás, pero tienen nulo impacto en tus tareas, sería mejor dedicar tu tiempo ocioso en eso.
D- Delegar: es una de las tareas que puedo pedirle a otra persona, que me hace perder tiempo de lo importante. En un formato colaborativo es fundamental este punto.
E- Eliminar: es una tarea inocua, no sirve para nada, y no tiene sentido inventarme excusas para hacer algo inútil. Entonces, se descarta de la lista de tareas, y ni siquiera se plantea.
6- La teoría de las 10 minutos: cuando tienes trabajo durante el día, como por ejemplo escribir e-amails, parar para un café, una llamada telefónica… esas acciones debes insertarlas en un momento del día en que dedicarás 60 minutos a ejecutar 6 acciones que no demanden más de 10 minutos. Aunque no lo creas, más de la mitad de tu día de trabajo se pierde por esas acciones de corta duración que te distraen de lo importante. Cuando tengas tu lista de llamados a Juan, María y Alberto, responder ese correo de un proveedor, e incluso a tu jefe, ponlo en tu hora de acciones de 10 minutos, y verás que eso resuelve muchos pendientes.
7- Los mails y los chats tienen horario: cada vez que te notifica tu correo electrónico o te llega una notificación al celular de tu WhatsApp, interrumpes lo que estás haciendo para ver quién y qué te dicen. Es triste, pero el chat es una de las actividades que más improductividad generan, y si estás en tu casa, ni te digo. Ponle horario a los mails.
Te sugerimos mirar tu bandeja de entrada dos veces al día, nunca antes de las 10 am. Cuando empiezas a trabajar estás descansado, tu cabeza despejada, concéntrate en la acción más importante del día, y los correos que esperen. Si tu jefe te buscar urgentemente, te llamará.
El chat es lo más peligroso para perder el tiempo. Elimina las notificaciones de chat mientras trabajas, pon el celular a una distancia que evite que lo agarres. Hoy se dedican 7 horas diarias a mirar la pantalla del celular y el 80% del tiempo es para chat y redes sociales. Si quieres ser productivo, mira tu chat cada dos horas, dedica unos pocos minutos a las respuestas y si te escribe un amigo o tu pareja, dile que estás trabajando y que hablan en otro momento.
Para ser productivo desde tu casa debes adoptar un concepto primordial: la autodisciplina. Cuando tú dejas de ser disciplinado es como hacerse trampa jugando al solitario.
Todos estos consejos no te volverán un autómata, sino que permitirán que organices tu tiempo y puedas dedicarte a trabajar en menos horas que las que habitualmente dedicas, y encontrar tiempo de calidad para tu satisfacción, para un encuentro con un amigo, para leer, para practicar algún deporte o tener tiempo para estar con tu familia.
Se ha comprobado en 2020 que el home office lleva más horas de trabajo que el ir a la oficina, y esto se corrige fácilmente, porque si aplicas las técnicas de Time Management, podrás liberar hasta 3 horas al día que usarás para ti.
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